1. Baggrund og formål
Birch Ejendomme Holding ApS (herefter samlet "Birch Ejendomme", "vi", "os", "vores") har etableret en whistleblowerordning. Vi behandler dine oplysninger under whistleblowerordningen, hvis du selv foretager en indberetning, eller hvis du bliver genstand for eller i øvrigt nævnes i en indberetning, som en anden har foretaget. Her kan du læse om, hvordan vi behandler personoplysninger i forbindelse med vores whistleblowerordning.
2. Dataansvar
Birch Ejendomme er dataansvarlig for den behandling af de personoplysninger, som behandles i whistleblowerordningen. Se vores kontaktoplysninger nedenfor under pkt. 9.
3. Formål med og retsgrundlag for behandlingen af personoplysninger
Hvis du indberetter et forhold
Hvis du selv foretager en indberetning, vil vi behandle de oplysninger om dig, som du selv måtte give os (medmindre du indberetter anonymt). Det vil som udgangspunkt være oplysninger om dit navn, dine kontaktoplysninger samt personoplysninger relateret til det anmeldte forhold (fx dit forhold til en person, som du indberetter oplysninger om, eller personoplysninger om dig relateret til en bestemt hændelse).
Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger, herunder navn, kontaktoplysninger, stilling samt øvrige oplysninger om det indberettede forhold er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, og dermed vores legitime interesse i at behandle dine oplysninger, for at kunne undersøge den indberetning, du har foretaget.
Hvis du nævnes i en indberetning
Hvis du bliver genstand for en indberetning, vil vi behandle de personoplysninger om dig, som vi modtager fra indberetteren. Dette kan fx være oplysninger om dit navn, dine kontaktoplysninger, din stilling samt øvrige oplysninger vi modtager om dig i forbindelse med det forhold eller den hændelse, som der indberettes til whistleblowerordningen. Dette kan indebære, at vi behandler oplysninger om dig relateret til overtrædelser af lovgivningen (oplysninger om strafbare forhold).
Retsgrundlaget for vores behandling af dine almindelige personoplysninger, herunder navn, kontaktoplysninger, stilling samt øvrige almindelige oplysninger om det indberettede forhold er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, og dermed vores legitime interesse i at behandle dine oplysninger, for at kunne undersøge den indberetning, du er genstand for.
Retsgrundlaget for vores behandling af oplysninger om (potentielle) strafbare forhold er databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, 2. pkt.
4. Modtagere af personoplysninger
Dine personoplysninger vil blive overladt til PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab ("PwC"), der som databehandler hoster whistleblowerordningen. Også andre databehandlere får overladt personoplysninger som led i leveringen af deres services.
Dine personoplysninger kan videregives til vores eksterne rådgivere, hvis vi fx har brug for revisionsmæssig eller juridisk bistand i en whistleblowersag, hvor du er involveret, og hvor de relevante personoplysninger derfor skal bruges. Herudover kan personoplysninger blive videregivet politiet eller andre myndigheder, hvis dette er nødvendigt.
Hvis indberetningen giver anledning til en nærmere undersøgelse, vil dine personoplysninger blive delt med det koncernselskab, som du er ansat i eller som episoden i øvrigt relaterer sig til.
5. Overførsel til tredjelande
Vi overfører pt. ikke dine personoplysninger til modtagere uden for EU og EØS. Hvis dette vil ske (navnlig hvis vi gør brug af databehandlere og/eller underdatabehandlere, der befinder sig uden for EU og EØS), vil overførslen være baseret på de såkaldte EU-standardkontraktbestemmelser, der er godkendt af EU-kommissionen.
6. Opbevaring af dine personoplysninger
Indledningsvist foretager PwC en vurdering af indberetningen. Hvis indberetningen ikke er omfattet af ordningen, slettes den omgående. Hvis det vurderes, at indberetningen er omfattet af ordningen, bliver der iværksæt en nærmere undersøgelse, og oplysningerne slettes som udgangspunkt 6 måneder efter afslutningen af undersøgelsen.
Hvis der på baggrund af de indsamlede oplysninger gennemføres en disciplinær sanktion over for den indberettede medarbejder, eller der i øvrigt foreligger grunde til, at det er sagligt og nødvendigt fortsat at opbevare oplysninger om medarbejderen, vil oplysningerne blive opbevaret på den pågældendes personalesag i overensstemmelse med vores retningslinjer herfor.
7. Dine rettigheder mv.
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os. Dine rettigheder indebærer bl.a.:
Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
Ret til begrænsning af behandling
Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
8. Klage til Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
9. Kontaktoplysninger mv.
Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger som led i whistleblowerordningen, kan du kontakte Maria Sneftrup på masne@birchgm.dk eller 8844 5044.
Birch Ejendommes kontaktoplysninger er i øvrigt:
Birch Ejendomme Holding ApS
CVR-nr. 40975292
Sortenborgvej 2
8600 Silkeborg
Der henvises i øvrigt til whistleblowerpolitik samt vores øvrige politikker og retningslinjer, der tillige indeholder en beskrivelse af vores behandling af personoplysninger.